Die Abteilung Finanzen der KZVWL ist verantwortlich für die Verwaltung und Überwachung aller finanziellen Transaktionen, die Erstellung von Abrechnungen und Jahresabschlüssen sowie die Koordination interner und externer Prüfungen. Im Folgenden werden die zentralen Aufgaben dieser Abteilung im Detail vorgestellt.

Debitorenbereich

Überwachung von Krankenkassenzahlungen
Eine zentrale Aufgabe des Debitorenbereichs ist die Überwachung der Zahlungen von Krankenkassen. Dies umfasst die sorgfältige Kontrolle der eingehenden Zahlungen, um sicherzustellen, dass alle Forderungen fristgerecht und in korrekter Höhe beglichen werden. 

Kontenklärung
Neben der Überwachung der Krankenkassenzahlungen kümmert sich der Debitorenbereich auch um die Klärung von Konten. Dies beinhaltet die Abstimmung von Zahlungseingängen mit den offenen Forderungen und die Korrektur etwaiger Fehlbuchungen. Ziel ist es, eine transparente und fehlerfreie Buchführung zu gewährleisten.

Kreditorenbereich

Auszahlung von Honoraren
Der Kreditorenbereich ist für die Auszahlung von Honoraren an die Zahnärzteschaft zuständig. Dies erfolgt in regelmäßigen Abständen und umfasst sowohl die Bearbeitung der eingereichten Abrechnungen als auch die Überweisung der entsprechenden Beträge. Eine korrekte und pünktliche Auszahlung der Honorare ist essenziell, um den reibungslosen Betrieb der zahnärztlichen Praxen sicherzustellen.

Erstellung von Vierteljahresabrechnungen
Zusätzlich zur Auszahlung der Honorare erstellt der Kreditorenbereich Vierteljahresabrechnungen. Diese Abrechnungen bieten eine detaillierte Übersicht über die finanziellen Transaktionen der vergangenen Monate und helfe der KZVWL, den Überblick über die finanzielle Lage zu behalten.

Sachkontenbereich

Verwaltung der Sachkonten
Der Sachkontenbereich umfasst die Verwaltung und Buchung aller Geschäftsvorfälle, die nicht direkt mit den Debitoren oder Kreditoren zusammenhängen. Dies beinhaltet die Buchung von Betriebsausgaben, Investitionen und anderen finanziellen Transaktionen, die für den täglichen Betrieb der KZVWL notwendig sind. Eine sorgfältige Verwaltung der Sachkonten ist entscheidend für eine korrekte und vollständige Finanzbuchhaltung.

Datenlieferung für Haushalt und Jahresabschluss

Haushaltsplanung
Die Finanzbuchhaltung liefert wesentliche Daten für die Haushaltsplanung der KZVWL. Diese Daten umfassen Prognosen zu Einnahmen und Ausgaben sowie Analysen der finanziellen Entwicklungen. Auf Basis dieser Informationen wird der Haushaltsplan erstellt, der die finanzielle Grundlage für das kommende Jahr bildet.

Jahresabschluss
Eine weitere wichtige Aufgabe der FiBu ist die Erstellung des Jahresabschlusses. Dieser fasst die finanziellen Aktivitäten des gesamten Jahres zusammen und bietet einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage der KZVWL. Der Jahresabschluss ist nicht nur für interne Zwecke wichtig, sondern auch für die Berichterstattung an externe Stakeholder.

Koordination jährlicher Prüfungen

Interne und externe Prüfungen
Die FiBu koordiniert die jährlichen Prüfungen durch interne und externe Prüfer. Diese Prüfungen stellen sicher, dass die Finanzbuchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und alle finanziellen Transaktionen korrekt und transparent erfasst wurden. Die Zusammenarbeit mit den Prüfern umfasst die Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen und die Beantwortung von Fragen, um eine reibungslose und effiziente Prüfung zu gewährleisten.

Weitere Aufgaben der Abteilung Finanzen

Finanzielle Beratung und Unterstützung
Neben den Hauptaufgaben bietet die Abteilung Finanzen auch finanzielle Beratung und Unterstützung für andere Abteilungen und Mitglieder der KZVWL. Dies kann die Erstellung von Finanzanalysen, die Beratung bei Investitionsentscheidungen oder die Unterstützung bei der Budgetplanung umfassen. Ziel ist es, eine solide finanzielle Basis für alle Aktivitäten der KZVWL zu schaffen und zu erhalten.

Zahlungsflüsse
Das Team Kreditoren stellt die Kalkulation der laufenden KCH / KFO-Abschlagszahlungen für die Praxen dar, welche monatlich zum 15ten an die Zahnarztpraxen ausgezahlt werden.

Für die KCH/KFO-Abschlagszahlung ist ein zuvor von Ihnen gestellter Antrag notwendig (s. Anlage: ???).

Um zukünftige Zahlungen an Sie zu leisten, benötigen wir für Ihre Abrechnungsnummer eine gültige Bankverbindung (s. ???).

Gemäß § 12 Absatz 1 der Satzung beträgt die Höhe der Abschlagszahlung insgesamt 75 % der Honorarzahlungen, die im Durchschnitt an den Zahnarzt in vergleichbaren Zeiträumen des Vorjahres gezahlt wurden, begrenzt durch die entsprechenden Vorauszahlungen der Krankenkassen. Zwecks Anpassung Ihrer Abschlagszahlungen benötigen wir von den neu niedergelassenen Zahnarztpraxen für das erste Quartal Ihrer Tätigkeit eine monatliche Mitteilung Ihrer Kassenumsätze (KCH/KFO-Leistungen) aus Ihrer Abrechnungssoftware.

Nach einem Jahr Ihrer Tätigkeit unter der neuen Abrechnungsnummer erfolgt die Kalkulation der Abschlagszahlungen nach Ihren Umsätzen des entsprechenden Quartals des Vorjahres.

Neben dem KCH/KFO-Abschlag werden grundsätzlich monatlich zum 27ten die von Ihnen zuvor eingereichten Abrechnungen für Prothetik, Parodontose und Kieferbruch ausgezahlt. Die o.g. Auszahlungen erfolgen monatlich für den Vormonat.

Darüber hinaus können Sie den sog. Prothetik-Abschlag beantragen. Dabei erhalten Sie einen 50-prozentigen Abschlag auf Ihr eingereichtes Prothetik-Honorar zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungsmonats. Der zusätzliche Verwaltungskostenbeitrag für die Abschlagszahlungen Zahnersatz beträgt z. Z. 0,35 Prozent. Dieser wird monatlich jeweils am letzten Werktag des Monats ausgezahlt.

Ab dem Geschäftsjahr 2018 kehrt das Kreditorenteam zusätzlich monatlich zum 4ten die Telematikpauschalen an die registrierten Zahnarztpraxen aus.

Zu den jeweiligen Quartalsabschlüssen erhalten Sie eine entsprechende Vierteljahresabrechnung. Sich ergebende Restzahlungen werden an folgenden Terminen ausgezahlt:

  • 27. Januar für das III. Quartal
  • 27. April für das IV. Quartal
  • 27. Juli für das I. Quartal
  • 27. Oktober für das II. Quartal

Etwaige Überzahlungen sind mit einem Zahlungsziel von 4 Wochen nach Quartalsabschluss zu erstatten. Um diese zu vermeiden, kann eine antragsbedingte Anpassung der KCH/KFO-Abschlagszahlung nach Rücksprache mit Ihrer Sachbearbeiterin bzw. Ihrem Sachbearbeiter erfolgen.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, Lastschriften (z. B. Regresse) in Form einer Ratenzahlung auf mehrere Quartale zu verteilen (antragspflichtig, s. Anlage: ???).

Hierbei werden Zinsen i. H. v. 6 % p. a. über dem jeweiligen Basiszinssatz gemäß § 247 BGB fällig (vergl. § 10 Absatz 7 der Satzung der KZVWL).

Ihre Gut- und Lastschriften werden zu den o. g. Quartalsabschlussterminen in einer Vierteljahresabrechnung zusammengefasst. Folgende Verwaltungskostenbeiträge werden dabei berücksichtigt: