Die Beendigung der Zulassung und die Stilllegung einer Zahnarztpraxis erfordert sorgfältige Planung und die Einhaltung zahlreicher formaler Schritte. Damit Sie nichts übersehen, haben wir alle wichtigen Aufgaben übersichtlich zusammengestellt – von der Abmeldung bei der KZV bis zur sicheren Außerbetriebnahme technischer Komponenten. Die folgende Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess und zeigt, wer wofür verantwortlich ist.
- 4-6 Wochen vor dem geplanten Ende: Kontakt zur zuständigen KZV aufnehmen
- Formular anfordern (wird meist zugeschickt oder steht online zum Download bereit)
- Formular sorgfältig ausfüllen, unterschreiben und fristgerecht zurücksenden
- Bestätigung der Beendigung durch den Zulassungsausschuss abwarten und aufbewahren.
Verantwortlich: Praxisinhaberin, Praxisinhaber oder Praxisverwaltung
- In vielen Fällen ist der Konnektor gemietet (Systemhaus). Vor Abgabe sicherstellen, dass eine sichere Außer-Betriebnahme erfolgt, da sensible Zertifikate auf dem Gerät sind.
- Rückgabeoption prüfen: manche Anbieter nehmen Konnektoren zurück oder bieten zertifizierte Vernichtung an.
CAVE: Unbedingt Bestätigung zur sicheren Löschung/Vernichtung schriftlich einholen.
Verantwortlich: Systemhaus in Abstimmung mit Praxisverwaltung
- Deaktivierung darf nur über das jeweils zuständige Systemhaus erfolgen.
- Bei Miet- oder Serviceverträgen: Verträge rechtzeitig kündigen und Gerät nach Wartungsanweisung zurückgeben.
Verantwortlich: Systemhaus oder Praxisverwaltung
- Kartenterminals sind in der Regel Eigentum der Praxis.
- Vor der Außer-Betriebnahme: Werkseinstellung zurücksetzen und alle Karten entfernen (z.B. SMC-B, gSMC-KT)
- Dokumentieren: Seriennummern, Fotos, Rückgabequittung oder Verkaufsbeleg (falls Verkauf geplant)
- Anbieter kontaktieren, manche nehmen Geräte zurück; sonst: fachgerechter Verkauf oder Entsorgung
Verantwortlich: Praxisverwaltung, IT-Beauftragter oder IT-Beauftragte
- Kündigung des SMC-B ist nach 2 Jahren möglich
- Bei vorzeitiger Praxisaufgabe: SMC-B muss umgehend gesperrt werden (über Aussteller/Anbieter oder zuständige KZV), um Missbrauch zu verhindern
- Hinweis: Die KZV sperrt die SMC-B Karte automatisch einen Monat nach Ende der tatsächlichen Zulassung, dennoch: manuell sperren lassen und Bestätigung einholen
Verantwortlich: Praxisinhaberin oder Praxisinhaber (Antrag/Beauftragung), Anbieter, KZV
- eHBA ist personenbezogen und kann nicht vorzeitig gekündigt werden; Gültigkeit i.d.R. 5 Jahre
- Bei Praxisaufgabe: eHBA muss unbedingt gesperrt werden (über den Aussteller/Anbieter)
Verantwortlich: Karteninhaberin oder Karteninhaber (Zahnärztin, Zahnarzt), Karten-Aussteller
- Prüfen Sie Kündigungsfristen des KIM-Anbieters und kündigen Sie rechtzeitig, um unnötige Folgekosten zu vermeiden.
- Bestätigung der Vertragsbeendigung aufbewahren.
Verantwortlich: Praxisverwaltung
- Alle laufenden Fälle vollständig abrechnen und archivieren
- Prüfen, dass alle elektronischen TI-Funktionen abgeschlossen und übermittelt wurden (z.B. eAu, eRezept, eArztbrief, digitale Röntgenübermittlung)
- Abschließende Abrechnungsprüfung mit Steuerberater oder Abrechnungsservice durchführen
Verantwortlich: Abrechnungsteam, Steuerberater
- Behandlungsunterlagen nach Berufsordnung und BZÄK-Vorgaben mindestens 10 Jahre aufbewahren (siehe Berufsordnung für genauere Fristen)
- TI-Hardware (Konnektor, Kartenlesegerät etc.) darf nicht ungesichert gelagert oder einfach entsorgt werden. Fachgerechte Stilllegung/zertifizierte Vernichtung ist erforderlich.
- Übergabe von Patientendaten an Dritte (z.B. Nachbehandler) nur nach rechtlicher Prüfung und mit datenschutzkonformer Dokumentation.
Verantwortlich: Datenschutzbeauftrage oder Datenschutzbeauftrager, Praxisinhaberin oder Praxisinhaber